// Glossar · Hausverwaltung KI

KI-Fachbegriffe fur die Hausverwaltung

30 Fachbegriffe aus KI, Recht und digitaler Praxis -- kompakt erklart fur Hausverwalter, die KI-Technologie in ihrem Berufsalltag einschatzen und einsetzen wollen.

Die Digitalisierung der Hausverwaltung bringt eine Vielzahl neuer Begriffe mit sich: aus der Kunstlichen Intelligenz, aus dem Datenschutzrecht, aus der EU-Regulierung und aus dem wachsenden Softwaremarkt fur die Branche. Dieses Glossar erlautert rund 30 Schlusselbergriffe, die fur Hausverwalterinnen und Hausverwalter relevant sind -- von verwaltungsrechtlichen Grundbegriffen wie WEG und SEV uber technische KI-Konzepte wie RAG und Vektordatenbank bis hin zu regulatorischen Pflichten nach der EU-KI-Verordnung und der DSGVO. Die Definitionen sind bewusst knapp gehalten: eine bis zwei Satze, faktisch, ohne Marketingsprache. Stand: Mai 2026.

By Felix Steinhauser

Ex-SIXT Director, AI Strategy & Delivery · AWS Certified AI Practitioner

Last updated: 18 May 2026

WEG (Wohnungseigentumsgemeinschaft): Eine WEG ist die Gemeinschaft aller Wohnungseigentuemer in einem Gebaude, das in Sondereigentum (einzelne Wohnungen) und Gemeinschaftseigentum (Treppenhaus, Dach, Fassade) aufgeteilt ist. Rechtsgrundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in der Fassung von 2020.; Verwandte Begriffe: WEG-Verwaltung, Paragraph 28 WEG, Paragraph 23 Abs. 1a WEG, Hausgeld
WEG-Verwaltung: WEG-Verwaltung bezeichnet die gewerbliche Verwaltung von Wohnungseigentuemegemeinschaften durch einen externen Verwalter, der laut Paragraph 26 WEG bestellt wird und fur Buchhaltung, Instandhaltung und die Durchfuhrung von Eigentumerversammlungen verantwortlich ist. KI-Anwendungen entstehen hier vor allem bei der Automatisierung von Mieteranfragen, Abrechnungen und Protokollerstellung.; Verwandte Begriffe: WEG, Paragraph 28 WEG, Hausgeld, Eigentumerversammlung
Sondereigentumsverwaltung (SEV): Die SEV ist die Verwaltung einzelner vermieteter Eigentumswohnungen im Auftrag des jeweiligen Eigentuemers -- zusatzlich zur WEG-Verwaltung. Sie umfasst Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnung und Instandhaltungskoordination fur die einzelne Wohnung.; Verwandte Begriffe: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Mieteranfrage
Mietverwaltung (MV): Mietverwaltung bezeichnet die Verwaltung von Mietwohnungen oder ganzen Mietshausern im Auftrag des Eigentuemers, einschliesslich Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnung, Instandhaltungsauftragen und Leerstandsmanagement. Im Unterschied zur WEG-Verwaltung gibt es keine Eigentuemegemeinschaft.; Verwandte Begriffe: Sondereigentumsverwaltung, Mieteranfrage
DSGVO Art. 28 (Auftragsverarbeitungsvertrag / AVV): Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet Verantwortliche, mit jedem Dienstleister, der personenbezogene Daten in ihrem Auftrag verarbeitet, einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abzuschliessen. Fur Hausverwalter gilt dies z. B. bei KI-Softwareanbietern, die Mieter- oder Eigentuemerdaten verarbeiten.; Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, EU-Datenresidenz, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Ein AVV ist der nach DSGVO Art. 28 vorgeschriebene Vertrag zwischen einem Datenverantwortlichen (z. B. dem Hausverwalter) und einem Auftragsverarbeiter (z. B. einem KI-Softwareanbieter), der Zweck, Umfang und technische Schutzmassnahmen der Datenverarbeitung regelt. Ohne gultigen AVV ist der Einsatz externer Softwareanbieter, die Mieterdaten verarbeiten, datenschutzrechtlich unzulassig.; Verwandte Begriffe: DSGVO Art. 28, EU-Datenresidenz
EU-KI-Verordnung (KI-VO / AI Act): Die EU-Verordnung 2024/1689 uber Kunstliche Intelligenz (in Kraft seit 1. August 2024) ist das weltweit erste umfassende KI-Regulierungsgesetz und klassifiziert KI-Systeme nach Risikostufen. Fur Hausverwalter relevant sind insbesondere die Hochrisiko-Bestimmungen (Anhang III), die KI-Kompetenzverpflichtung (Art. 4) und das Verbot bestimmter KI-Praktiken (Art. 5).; Verwandte Begriffe: Hochrisiko-KI, KI-VO Anhang III, KI-VO Artikel 4, KI-VO Artikel 5
KI-VO Anhang III (Hochrisiko-KI-Systeme): Anhang III der EU-KI-Verordnung listet KI-Systeme auf, die als hochriskant eingestuft werden und erhohten Anforderungen an Transparenz, Dokumentation und menschliche Aufsicht unterliegen. Fur die Hausverwaltung potenziell relevant: KI-gestutzte Bonitaatsprufungen bei Mietinteressenten konnen in diese Kategorie fallen.; Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, Hochrisiko-KI, Mensch-im-Loop
KI-VO Artikel 4 (KI-Kompetenz): Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, die KI einsetzen, sicherzustellen, dass ihr Personal uber ausreichende KI-Kompetenz verfugt, um die eingesetzten Systeme verantwortungsvoll nutzen zu konnen. Diese Pflicht ist seit dem 2. Februar 2025 durchsetzbar.; Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, Prompt Engineering
KI-VO Artikel 5 (Verbotene KI-Praktiken): Artikel 5 der EU-KI-Verordnung verbietet bestimmte KI-Anwendungen vollstandig, darunter Systeme zum unterschwelligen Beeinflussen von Verhalten, Social Scoring sowie biometrische Echtzeit-Fernidentifikation in offentlichen Raumen. Fur Hausverwaltungen mit KI in der Mieterkommunikation oder Auswahl relevant als Abgrenzungsprufung.; Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, Hochrisiko-KI
Hochrisiko-KI: KI-Systeme gelten nach der EU-KI-Verordnung als hochriskant, wenn sie in Bereichen eingesetzt werden, die in Anhang III aufgelistet sind -- darunter Bonitaatsbewertung, Beschaaftigung und wesentliche private Dienstleistungen. Betreiber hochriskanter Systeme sind ab dem 2. August 2026 zu Konformitatsnachweisen, technischer Dokumentation und menschlicher Aufsicht verpflichtet.; Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, KI-VO Anhang III, Mensch-im-Loop
RAG (Retrieval Augmented Generation): RAG ist eine Methode, bei der ein grosses Sprachmodell (LLM) vor der Antwortgenerierung relevante Dokumente aus einer definierten Wissensdatenbank abruft und in den Kontext einbezieht. In der Hausverwaltung ermoglicht RAG z. B. einen KI-Assistenten, der Mieteranfragen auf Basis der tatsachlichen Teilungserklaerung und Hausordnung beantwortet -- und nicht auf Basis allgemeinen Trainingswissens.; Verwandte Begriffe: LLM, Vektordatenbank, Embedding, KI-Halluzination
Mensch-im-Loop (Human-in-the-Loop): Ein Mensch-im-Loop-System ist eine KI-Architektur, bei der ein Mensch kritische Entscheidungen pruft oder bestatigt, bevor sie umgesetzt werden. Fur die Hausverwaltung bedeutet das z. B., dass ein KI-System einen Entwurf fur die Antwort auf eine Mieteranfrage erstellt, ein Mitarbeitender diesen aber vor dem Versand freigibt.; Verwandte Begriffe: Agentic Workflow, Hochrisiko-KI, KI-Halluzination
Agentic Workflow: Ein Agentic Workflow ist eine KI-gesteuerte Prozessarchitektur, bei der ein oder mehrere KI-Agenten selbststandig Teilaufgaben planen, Werkzeuge aufrufen und Ergebnisse koordinieren -- ohne fur jeden Schritt eine menschliche Eingabe zu benotigen. In der Hausverwaltung konnte ein Agentic Workflow eingehende Mieteranfragen klassifizieren, Zustandige identifizieren und Standardantworten vorformulieren.; Verwandte Begriffe: Mensch-im-Loop, n8n, RAG
n8n: n8n ist eine quelloffene Workflow-Automatisierungsplattform, die es ermoglicht, Anwendungen und APIs miteinander zu verbinden, ohne komplexen Code schreiben zu mussen. Sie kann auf EU-Servern selbst betrieben werden (Selbst-Hosting) und unterstutzt die Integration von KI-Modellen in Verwaltungsprozesse.; Verwandte Begriffe: Agentic Workflow, EU-Datenresidenz
LLM (Large Language Model) -- Claude / GPT-4 / Gemini: Ein Large Language Model (LLM) ist ein KI-Sprachmodell, das auf grossen Textmengen trainiert wurde und Texte generieren, klassifizieren und zusammenfassen kann. Claude (Anthropic), GPT-4 (OpenAI) und Gemini (Google) sind die meistgenutzten LLMs; sie unterscheiden sich in Kontext-Fenstergrosse, Datenschutzoptionen (EU-Datenresidenz) und Lizenzbedingungen.; Verwandte Begriffe: RAG, KI-Halluzination, Prompt Engineering, EU-Datenresidenz
e-Rechnung / XRechnung / ZUGFeRD: Ab dem 1. Januar 2025 muss in Deutschland im B2B-Bereich grundsatzlich eine strukturierte elektronische Rechnung (e-Rechnung) ausgestellt werden; gangige Formate sind XRechnung (XML-basiert, Pflichtformat fur offentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten). Hausverwalter, die Leistungen an gewerbliche Eigentuemer oder Auftraggeber abrechnen, sind davon betroffen.; Verwandte Begriffe: DATEV-Schnittstelle
CO2KostAufG (CO2-Kostenaufteilungsgesetz): Das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (in Kraft seit 1. Januar 2023) regelt, wie die CO2-Kosten aus dem Brennstoffemissionshandelsgesetz (BEHG) zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden -- nach einem Stufenmodell basierend auf dem CO2-Ausstoss des Gebaudes. Hausverwalter mussen die Aufteilung korrekt in den Nebenkostenabrechnungen berucksichtigen.; Verwandte Begriffe: Mietverwaltung, WEG-Verwaltung
Paragraph 28 WEG (Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung): Paragraph 28 des Wohnungseigentumsgesetzes verpflichtet den Verwalter, jahrlich einen Wirtschaftsplan aufzustellen sowie eine Jahresabrechnung uber die tatsachlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft zu erstellen. KI-unterstutzte Buchhaltungsauswertungen konnen die Aufstellung dieser Dokumente erheblich beschleunigen.; Verwandte Begriffe: WEG, WEG-Verwaltung, Hausgeld, DATEV-Schnittstelle
Paragraph 23 Abs. 1a WEG (Hybride Eigentumemerversammlung): Paragraph 23 Abs. 1a WEG (eingefugt durch die WEG-Reform 2020) erlaubt es, Eigentumemerversammlungen als Hybridveranstaltung durchzufuhren, bei der Teilnehmer physisch oder per Video zugeschaltet sein konnen. KI kann bei der automatisierten Protokollerstellung aus Transkripten hybrider Versammlungen eingesetzt werden.; Verwandte Begriffe: WEG, WEG-Verwaltung
Casavi: Casavi ist eine deutsche Property-Management-Softwareplattform, die digitale Kommunikation zwischen Verwaltern, Eigentuemegemeinschaften und Mietern ermoglicht -- mit Funktionen wie digitalem Schwarzen Brett, Ticketsystem und Dokumentenablage. Sie wird als Erganzung zu klassischen ERP-Systemen wie Aareon Wodis eingesetzt.; Verwandte Begriffe: SCALARA, etg24, Aareon Wodis
AI Voice Pro (fur Hausverwaltung): AI Voice Pro bezeichnet KI-gestutzte Sprach- und Kommunikationslosungen, die speziell fur die Immobilienverwaltung entwickelt wurden -- z. B. automatische Eingangsbestatigung und Vorklassifizierung von Mieteranfragen per Telefon oder Chat. [VERIFY-DE: konkretes Produkt / Anbieter prufen]; Verwandte Begriffe: Agentic Workflow, Mieteranfrage, Mensch-im-Loop
MANAGBL.AI: MANAGBL.AI ist eine KI-Plattform, die speziell fur Hausverwaltungen entwickelt wurde und Funktionen wie KI-gestutzte Mieteranfragebearbeitung, Dokumentenanalyse und Automatisierung von Standardprozessen anbietet. [VERIFY-DE: aktuelle Produktfeatures und Verfugbarkeit prufen]; Verwandte Begriffe: RAG, Mieteranfrage, Agentic Workflow
Aareon Wodis / AAVA: Aareon Wodis ist eine der meistgenutzten ERP-Softwarelosungen fur die deutsche Immobilienverwaltung; AAVA bezeichnet die KI-gesteuerte Erweiterung von Aareon fur automatisierte Vorgangsverarbeitung und KI-Assistenz innerhalb der Wodis-Plattform. Fur Hausverwalter ist die DATEV-Schnittstelle von Aareon Wodis ein zentrales Integrationselement.; Verwandte Begriffe: DATEV-Schnittstelle, Casavi, SCALARA
SCALARA / Lara: SCALARA ist eine digitale Plattform fur die WEG- und Mietverwaltung, die u. a. digitale Eigentuememerversammlungen, Dokumentenmanagement und Kommunikationsfunktionen bietet; Lara ist der integrierte KI-Assistent von SCALARA fur die Automatisierung von Standardkommunikation. [VERIFY-DE: aktuelle Produktfeatures prufen]; Verwandte Begriffe: Casavi, etg24, WEG-Verwaltung
etg24: etg24 ist ein deutsches Verwaltungsportal, das Hausverwaltern ein digitales Kommunikations- und Dokumentenmanagementsystem fur Eigentuemer und Mieter bietet -- inklusive Online-Abstimmungen, Abrechnungsversand und Ticketsystem. Es positioniert sich als schlankere Alternative zu umfassenderen ERP-Suiten.; Verwandte Begriffe: Casavi, SCALARA, WEG-Verwaltung
DATEV-Schnittstelle: Eine DATEV-Schnittstelle ermoglicht den automatisierten Datenaustausch zwischen einer Hausverwaltungssoftware und dem DATEV-Rechenzentrum, das von den meisten deutschen Steuerberatern fur die Finanzbuchhaltung genutzt wird. Fur Hausverwalter ist die Qualitat und Aktualitat dieser Schnittstelle ein wesentliches Auswahlkriterium bei Verwaltungssoftware.; Verwandte Begriffe: Aareon Wodis, e-Rechnung / XRechnung / ZUGFeRD
Hausgeld: Das Hausgeld ist der monatlich von Wohnungseigentuemern an die WEG-Verwaltung zu entrichtende Betrag, der die laufenden Betriebs- und Instandhaltungskosten des Gemeinschaftseigentums sowie die Rucklage (Erhaltungsrucklage nach Paragraph 19 WEG) abdeckt. KI-gestutzte Prognosemodelle konnen die Kalkulation des Wirtschaftsplans und damit des Hausgelds unterstutzen.; Verwandte Begriffe: Paragraph 28 WEG, WEG, WEG-Verwaltung
Mieteranfrage: Eine Mieteranfrage ist jede eingehende Kommunikation eines Mieters an die Verwaltung -- per Telefon, E-Mail, App oder Portal -- bezuglich Reparaturen, Abrechnung, Kundigungen oder sonstiger Vertragsangelegenheiten. Die Bearbeitung von Mieteranfragen ist der haufigste KI-Automatisierungs-Anwendungsfall in der Hausverwaltung.; Verwandte Begriffe: Agentic Workflow, Mensch-im-Loop, RAG, MANAGBL.AI
KI-Halluzination: KI-Halluzination bezeichnet das Phanomen, dass ein grosses Sprachmodell faktisch falsche Informationen mit hoher Konfidenz als korrekt prasentiert. Fur Hausverwalter ist dies besonders relevant bei KI-gesteuerten Antworten auf rechtliche Fragen oder bei der automatisierten Vertragsanalyse -- Mensch-im-Loop-Prufung ist hier unabdingbar.; Verwandte Begriffe: LLM, Mensch-im-Loop, RAG
Prompt Engineering: Prompt Engineering bezeichnet die Methodik, Eingabetexte (Prompts) fur KI-Sprachmodelle so zu formulieren, dass zuverlassige, prazise und aufgabengerechte Ausgaben entstehen. In der Hausverwaltung umfasst das z. B. die Gestaltung von Systemanweisungen fur einen KI-Assistenten, der Mieteranfragen vorklassifiziert.; Verwandte Begriffe: LLM, KI-VO Artikel 4, KI-Halluzination
Vektordatenbank (Vector Database): Eine Vektordatenbank speichert Texte, Dokumente oder andere Inhalte als mathematische Vektoren (Embeddings) und ermoglicht die semantische Ahnlichkeitssuche -- also das Auffinden inhaltlich verwandter Dokumente, nicht nur Stichworttreffer. Sie ist die technische Grundlage eines RAG-Systems.; Verwandte Begriffe: RAG, Embedding, LLM
Embedding: Ein Embedding ist eine numerische Vektordarstellung eines Textes oder Dokuments, die von einem KI-Modell erstellt wird und dessen semantischen Inhalt kodiert. Embeddings werden benotigt, um in einer Vektordatenbank sinnverwandte Dokumente -- z. B. relevante Paragraphen einer Teilungserklaerung -- effizient auffinden zu konnen.; Verwandte Begriffe: Vektordatenbank, RAG
EU-Datenresidenz: EU-Datenresidenz bezeichnet die Garantie eines Softwareanbieters, dass alle Kundendaten ausschliesslich auf Servern innerhalb der Europaischen Union gespeichert und verarbeitet werden. Fur Hausverwalter, die personenbezogene Mieterdaten in KI-Systemen verarbeiten, ist EU-Datenresidenz eine wesentliche Voraussetzung fur DSGVO-Konformitat.; Verwandte Begriffe: DSGVO Art. 28, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), LLM

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