Rund 40% Ihrer Mieteranfragen automatisch beantwortet.
Der Vectimo Mieteranfragen-Agent arbeitet in Ihrem E-Mail-Postfach mit: Er beantwortet Standardanfragen von Mietern und Eigentümern selbstständig und legt komplexe Fälle strukturiert zur Freigabe vor. DSGVO-konform, integriert in Ihre bestehende Software, in 4 Wochen einsatzbereit. Dazu auf Wunsch: Schadensmeldungs-Routing und Mahnwesen.
Ihre Realität, in Zahlen.
der Hausverwaltungen melden Personalüberlastung.
Quelle: VDIV Branchenbarometer 2025der größeren Verwaltungen investieren in Automatisierung.
Quelle: VDIVnutzen heute KI-Tools, der Rest verliert täglich Zeit.
Quelle: VDIVSie verwalten mehr Einheiten als je zuvor, mit dem gleichen Team. Mieter- und Eigentümeranfragen, Mahnungen, Handwerkerkoordination, Hausgeld- und Nebenkostenabrechnung, Vor- und Nachbereitung der Eigentümerversammlung: alles wichtig, alles zeitfressend, alles wiederholbar.
Drei Workflows, die sofort Zeit zurückgeben.
Mieteranfragen-Agent
Der KI-Agent liest jede eingehende Mieter- und Eigentümeranfrage, beantwortet Standardfälle selbstständig (Hausordnung, Müllabfuhr, Reparaturstatus, Abrechnungsfragen) und leitet alles andere strukturiert an Ihr Team weiter. Auf Wunsch geben Sie jede Antwort frei, bevor sie rausgeht.
Schadensmeldungen intelligent routen
Mieter meldet via Mail/WhatsApp/Telefon, KI klassifiziert, priorisiert, weist Handwerker zu. Keine Tickets fallen mehr durchs Raster.
Mahnwesen automatisieren
KI erkennt überfällige Zahlungen, generiert rechtskonforme Mahnungen (BGB-konform). Sie geben frei, KI schickt. Keine emotional belastenden Anrufe mehr.
In 4 Wochen einsatzbereit. Festpreis. Kein Risiko.
Audit
Wir schauen uns Ihre Workflows an, Ihre Software (DOMUS / Immoware / Casavi / etc.), Ihr Team. Sie bekommen einen klaren Bericht: wo Sie wie viel Zeit verlieren, was sich automatisieren lässt, was nicht.
Setup
Wir bauen den Mieteranfragen-Agenten und je nach Audit-Ergebnis weitere Automationen, integriert in Ihre bestehende Software (oder als Ergänzung, falls keine API verfügbar). DSGVO-konform, Daten in Deutschland.
Rollout
Schulung Ihres Teams, Dokumentation, Übergabe. Optional: monatliche Betreuung und Erweiterung.
Festpreis nach Audit.
Im Audit klären wir Umfang und Integrationsaufwand. Danach erhalten Sie einen verbindlichen Festpreis für das komplette Setup. Kein versteckter Beraterstundensatz, kein laufender Vertrag. Optional danach: laufende Betreuung und Erweiterung, monatlich kündbar.
Operator, nicht Berater.
Felix Steinhäuser hat 14 Jahre bei SIXT operative Prozesse digitalisiert, zuletzt als Director AI Strategy. Vectimo ist keine Beraterfirma, die PowerPoints liefert. Wir bauen, was wir empfehlen. Wir kennen die Realität operativer Teams: knappes Personal, alte Systeme, keine Zeit für IT-Projekte. Genau dafür ist unser Ansatz gemacht. Offen gesagt: Wir sind im Aufbau und nehmen aktuell eine begrenzte Zahl an Gründungspartnern aus der Miet- und WEG-Verwaltung auf, die KI-Automatisierung von Anfang an mit uns gestalten. Eine Referenz-Hausverwaltung können wir deshalb noch nicht vorzeigen. Dafür bekommen Sie volle Aufmerksamkeit, einen Festpreis und einen Menschen, der jede Automatisierung selbst gebaut hat.
Fallstudie: Wie AC Nautitech mit QuoteFlow 26 Stunden pro Woche spart →
Neu (Juni 2026): DSGVO-konformer KI-Einsatz in der Hausverwaltung, was Sie wirklich dürfen →
Aktuelle Analyse: Fachkräftemangel in der Hausverwaltung, wie KI die Lücke schließt →
Datenschutz und Rechtssicherheit.
Häufig gestellte Fragen
Müssen wir unsere bestehende Software (DOMUS/Immoware/Casavi) wechseln?
Nein. Wir integrieren in Ihre bestehende Software oder ergänzen sie, ein Wechsel ist nicht nötig.
Was passiert mit unseren Mieterdaten?
Alle Daten bleiben in Deutschland, DSGVO-konform. Keine US-Cloud-Dienste, kein Datentransfer ins Ausland.
Wie lange dauert die Einführung?
4 Wochen. Festpreis. Von Audit bis Rollout.
Was, wenn die KI etwas falsch macht?
Sie geben jede Mahnung und jede Antwort frei, bevor sie rausgeht. Mensch im Loop, immer.
Wir sind sehr klein (unter 100 Einheiten), passt das?
Ehrlich: nein. Wir arbeiten ab ca. 100 Einheiten, weil sich die Investition sonst nicht rechnet.
Lassen Sie uns 30 Minuten reden.
Wir hören uns an, wo Sie aktuell Zeit verlieren, und sagen Ihnen ehrlich, ob KI-Automatisierung für Sie Sinn ergibt. Kostenfrei, unverbindlich, ohne Verkaufsgespräch.