Mieteranfragen automatisieren: rund 40% beantwortet die KI.
Der Vectimo Mieteranfragen-Agent arbeitet in Ihrem E-Mail-Postfach mit: Er beantwortet Standardanfragen von Mietern und Eigentümern selbstständig und legt komplexe Fälle strukturiert zur Freigabe vor. DSGVO-konform, integriert in Ihre bestehende Software, nach dem Audit in 3 Wochen einsatzbereit. Dazu auf Wunsch: Schadensmeldungs-Routing und Mahnwesen.
Nichts wird ausgetauscht, nichts migriert.
30 Minuten. Nach dem Audit in 3 Wochen einsatzbereit.
Ihre Daten bleiben in Ihrem Postfach. DSGVO-konform, Server in Deutschland.
Was nach dem Klick passiert- 01 Antwort innerhalb eines Werktags
- 02 30-Minuten-Gespräch
- 03 Schriftliche Einschätzung
* Modellrechnung auf Basis typischer Anfragevolumen, kein gemessenes Kundenergebnis.
Guten Tag, in meiner Abrechnung ist Position 12 (Hausreinigung) deutlich höher als letztes Jahr. Können Sie mir kurz erklären, wie sich der Betrag zusammensetzt? Danke und viele Grüße, Erika Mustermann
Guten Tag Frau Mustermann, vielen Dank für Ihre Nachricht. Position 12 wird gemäß § 2 BetrKV nach Wohnfläche umgelegt; die gestiegenen Kosten resultieren aus dem neuen Reinigungsvertrag ab März 2025 (Anlage 3 Ihrer Abrechnung). Bei weiteren Fragen melden Sie sich gerne. Mit freundlichen Grüßen, Ihr Team der Hausverwaltung Musterstadt
Beispiel / Modellrechnung: fiktiver Vorgang zur Veranschaulichung des Formats, kein realer Mieterfall.
Ihre Realität, in Zahlen.
der Hausverwaltungen melden Personalüberlastung.
Quelle: VDIV Branchenbarometer 2025der größeren Verwaltungen investieren in Automatisierung.
Quelle: VDIVnutzen heute KI-Tools, der Rest verliert täglich Zeit.
Quelle: VDIVSie verwalten mehr Einheiten als je zuvor, mit dem gleichen Team. Mieter- und Eigentümeranfragen, Mahnungen, Handwerkerkoordination, Hausgeld- und Nebenkostenabrechnung, Vor- und Nachbereitung der Eigentümerversammlung: alles wichtig, alles zeitfressend, alles wiederholbar.
Der Mieteranfragen-Agent.
Mieteranfragen-Agent
Der KI-Agent liest jede eingehende Mieter- und Eigentümeranfrage, beantwortet Standardfälle selbstständig (Hausordnung, Müllabfuhr, Reparaturstatus, Abrechnungsfragen) und leitet alles andere strukturiert an Ihr Team weiter. Auf Wunsch geben Sie jede Antwort frei, bevor sie rausgeht.
Rund 40% der Anfragen automatisch erledigtDazu auf Wunsch
Schadensmeldungen intelligent routen
Mieter meldet via Mail/WhatsApp/Telefon, KI klassifiziert, priorisiert, weist Handwerker zu. Keine Tickets fallen mehr durchs Raster.
Mahnwesen automatisieren
KI erkennt überfällige Zahlungen, generiert rechtskonforme Mahnungen (BGB-konform). Sie geben frei, KI schickt. Keine emotional belastenden Anrufe mehr.
Erst messen, dann bauen. Festpreis. Kein Risiko.
Audit
Wir messen an Ihren letzten 50 Anfragen, welcher Anteil sich automatisch beantworten lässt, und stellen Ihnen ein Testsystem auf Ihre eigenen Dokumente. Sie entscheiden danach mit einer Zahl statt mit einem Bauchgefühl. Wird das System beauftragt, rechnen wir das Audit voll an.
Setup
Wir bauen den Mieteranfragen-Agenten und je nach Audit-Ergebnis weitere Automationen, integriert in Ihre bestehende Software (oder als Ergänzung, falls keine API verfügbar). DSGVO-konform, Daten in Deutschland.
Rollout
Schulung Ihres Teams, Dokumentation, Übergabe. Optional: monatliche Betreuung und Erweiterung.
Der Einstieg: Audit für CHF 3'500, voll angerechnet.
Das Audit kostet CHF 3'500 und wird beim Projektstart voll angerechnet: Entscheiden Sie sich für das System, haben Sie es faktisch gratis gemacht. Sie schicken uns Ihre letzten 50 Anfragen, anonymisiert. Zurück bekommen Sie die Anfragen-Landkarte, den auf Ihren eigenen Anfragen gemessenen Automatisierungsgrad, ein laufendes Testsystem auf Ihren Dokumenten und einen Befund, wo Hausordnung oder Reglement widersprüchlich sind. Am Ende steht der verbindliche Festpreis für die Einrichtung plus eine monatliche Nutzung. Kein versteckter Beraterstundensatz, kein Jahresvertrag.
- 01Anfragen-Landkarte
- 02Gemessener Automatisierungsgrad
- 03Laufendes Testsystem auf Ihren Dokumenten
- 04Reglement-Befund (Widersprüche in Hausordnung/Reglement)
Kostenloser Anfragen-Check
Wir prüfen Ihre öffentlichen Anfragekanäle und schicken Ihnen den Befund. Keine Verpflichtung, kein Verkaufsgespräch.
Wer das baut.
Felix Steinhauser hat 14 Jahre bei SIXT operative Prozesse digitalisiert, zuletzt als Director AI Strategy. Vectimo ist keine Beraterfirma, die PowerPoints liefert. Wir bauen, was wir empfehlen. Wir kennen die Realität operativer Teams: knappes Personal, alte Systeme, keine Zeit für IT-Projekte. Genau dafür ist unser Ansatz gemacht. Sie bekommen volle Aufmerksamkeit, einen Festpreis und einen Menschen, der jede Automatisierung selbst gebaut hat.
- Fallstudie: Wie AC Nautitech mit QuoteFlow aus 3 Stunden Angebotszeit 20 Minuten gemacht hat →
- LinkedIn-Profil ansehen →
- Neu (Juni 2026): DSGVO-konformer KI-Einsatz in der Hausverwaltung, was Sie wirklich dürfen →
- Neu (Mai 2026): Hausverwaltung skalieren ohne mehr Personal, der KI-Fahrplan (140 → 330 Einheiten pro Vollzeitkraft) →
- Aktuelle Analyse: Fachkräftemangel in der Hausverwaltung, wie KI die Lücke schließt →
Datenschutz und Rechtssicherheit.
- DSGVO-konform, Server in Deutschland
- Mahnungen rechtssicher (BGB, BetrKV, HeizkostenV-konform)
- Keine Mieterdaten in US-Cloud-Diensten
- Auf Wunsch: AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung) gemäß Art. 28 DSGVO
Häufig gestellte Fragen
Müssen wir unsere bestehende Software (DOMUS/Immoware/Casavi) wechseln?
Nein. Wir integrieren in Ihre bestehende Software oder ergänzen sie, ein Wechsel ist nicht nötig.
Was passiert mit unseren Mieterdaten?
Alle Daten bleiben in Deutschland, DSGVO-konform. Keine US-Cloud-Dienste, kein Datentransfer ins Ausland.
Wie lange dauert die Einführung?
Nach dem Audit ist der Agent in drei Wochen einsatzbereit. Das Audit selbst kostet CHF 3'500 und wird bei Beauftragung voll angerechnet.
Was, wenn die KI etwas falsch macht?
Sie geben jede Mahnung und jede Antwort frei, bevor sie rausgeht. Mensch im Loop, immer.
Wir sind sehr klein (unter 100 Einheiten), passt das?
Ehrlich: nein. Wir arbeiten ab ca. 100 Einheiten, weil sich die Investition sonst nicht rechnet.
Drei Analysen für Ihre Entscheidung
KI-Hausverwaltungssoftware im Vergleich 2026 →Casavi, Aareon AAVA, SCALARA und etg24 im neutralen Vergleich, inklusive Telefonie-Analyse.
Was KI in der Hausverwaltung kostet →Kosten und ROI-Rahmen für Verwaltungen von 200 bis 5.000 Einheiten, mit Zahlen aus dem VDIV-Branchenbarometer.
Mieterkommunikation automatisieren →Welche Anfragetypen sich automatisieren lassen und wo der Mensch im Loop bleibt.
Blog: KI-Praxiswissen für Hausverwaltungen →40 Artikel zu Mieteranfragen, DSGVO, Software und Prozessen.
KI-Beratung für KMU →EU-KI-Verordnung, Audits und ROI-Rechner.
Lassen Sie uns 30 Minuten reden.
Wir hören uns an, wo Sie aktuell Zeit verlieren, und sagen Ihnen ehrlich, ob KI-Automatisierung für Sie Sinn ergibt. Kostenfrei, unverbindlich, ohne Verkaufsgespräch.