KI in der Hausverwaltung — Fragen, die wir täglich hören
Ein lebender Leitfaden zu KI für deutsche Hausverwaltungen: Software, Kosten, DSGVO, EU AI Act, WEG-Reform. Geschrieben von einem Operator, nicht von einem Berater.
Die wichtigsten KI-Anbieter im Vergleich
Der deutsche Markt teilt sich in ERP-Kern (Aareon, DOMUS, Karthago, Immoware24) und Portal- und Kommunikations-Layer (Casavi, etg24, iDWELL). KI-Funktionen sitzen 2026 vor allem im Portal-Layer. Die folgende Tabelle ordnet die fünf relevanten Optionen für Verwaltungen zwischen 100 und 2.000 Einheiten (VDIV BB 2025).
| Produkt | KI-Funktionen | Wann passt es |
|---|---|---|
| Casavi AI Voice Pro (MANAGBL.AI) | Telefon-KI (bis 15 simultane Anrufe), KI-Antwortvorschläge im Portal, AI Assist im Tagesgeschäft | Wenn der größte Schmerz Telefon ist und das Casavi-Portal bereits läuft oder ohnehin geplant ist |
| Aareon AAVA | AAVA als Chat-Assistent für Aareon-Kunden, Aareon Connect Schnittstelle zu Casavi | Wenn die ERP-Familie Aareon ist (Wodis, GES, PowerHaus); für andere ERPs eingeschränkt nutzbar |
| SCALARA (Lara) | Buchungsregeln, kontextbezogene Hilfe (KI-Assistentin Lara), 24/7-Chatbot in Vorbereitung | Kleine bis mittlere Verwaltungen unter 500 Einheiten mit Cloud-Affinität |
| Immoware24 | Mieter- und Eigentümer-Chatbot, OCR-Integration über Module | Wachsende Cloud-Verwaltungen mit Bedarf an integrierter Mieterkommunikation |
| Vectimo Custom-Stack | Mikro-Automatisierungen auf bestehende Software (n8n + Claude + DATEV-Schnittstellen), Mensch-im-Loop bei jeder Entscheidung | Wenn die ERP-Landschaft heterogen ist (z. B. DOMUS + Outlook + Excel) und keine Plattform-Migration finanzierbar oder gewünscht ist |
Die häufigsten Fragen
Die folgenden drei Antworten sind der Beginn einer wachsenden Sammlung. Jede Antwort ist datiert und mit Quellen belegt. Senden Sie uns gerne weitere Fragen — wir nehmen sie auf.
Welche KI-Tools sparen Hausverwaltern wirklich Zeit?
Die größten realisierten Zeitersparnisse liegen 2026 in vier Workflows: (1) Mail-Triage und Antwort-Drafts für wiederkehrende Mieter- und Eigentümer-Anfragen (60–80 % der Mails sind FAQ-artig), (2) Schadensmeldungs-Intake mit automatischem Handwerker-Routing, (3) Belegerfassung mit OCR und ERP-Anbindung (e-Rechnungs-Pflicht ab 1.1.2025 macht das ohnehin notwendig), (4) Mahnwesen-Automatisierung für Hausgeld und Miete. Telefonie ist Casavi-Territorium, lohnt sich aber nur, wenn das Portal ohnehin geplant ist. Konservativ messbar: 25–50 % Zeitersparnis auf diesen Workflows, das entspricht 0,5–1 Vollzeitstelle pro 1.000 verwaltete Einheiten.
Was kostet KI für eine Hausverwaltung mit 1.000 Einheiten?
Realistische Budgets für eine Verwaltung mit 1.000 Einheiten und 6–10 Mitarbeitern: 8.000–12.000 € einmalig für Setup und Integration plus 500–1.500 €/Monat für Betrieb, Monitoring und Iteration. Das entspricht 0,5–3 % des Jahresumsatzes (bei ~30 €/Einheit/Monat WEG-Vergütung). Erste messbare Einsparungen erreichen Sie typischerweise nach 2–3 Monaten, ROI nach 6–12 Monaten. Wichtig: Das ist Anbieter-Pricing für gezielte Mikroautomatisierung auf vorhandene Software. Plattform-Tausch-Projekte (z. B. Migration auf Aareon oder Casavi) liegen eine Größenordnung höher und sind in der Regel keine reine KI-Frage, sondern eine ERP-Frage.
Ist KI in der Hausverwaltung DSGVO-konform einsetzbar?
Ja — unter drei Bedingungen. Erstens: Verarbeitung auf EU-gehosteten Servern (Vercel EU, Neon EU, Azure Frankfurt; alle großen LLM-Anbieter haben EU-Endpunkte). Zweitens: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit jedem KI-Dienstleister gemäß Art. 28 DSGVO. Drittens: Mensch-im-Loop bei jeder Entscheidung mit Außenwirkung (Mahnung, Vertragsangelegenheit, Streitfall). Hinzu kommt seit August 2026 der EU AI Act: KI-Systeme zur Bonitätsprüfung oder Auswahl von Mietern fallen unter „Hochrisiko“ nach Annex III und benötigen eine Konformitätserklärung. Reine Workflow-Automatisierung (Mail-Triage, Schadensrouting, Belege) ist regelmäßig „minimales Risiko“ und mit den DSGVO-Maßnahmen abgedeckt.
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