// Glossar · Hausverwaltung KI
KI-Fachbegriffe für die Hausverwaltung
30 Fachbegriffe aus KI, Recht und digitaler Praxis. Kompakt erklärt für Hausverwalter, die KI-Technologie in ihrem Berufsalltag einschätzen und einsetzen wollen.
Die Digitalisierung der Hausverwaltung bringt eine Vielzahl neuer Begriffe mit sich: aus der Künstlichen Intelligenz, aus dem Datenschutzrecht, aus der EU-Regulierung und aus dem wachsenden Softwaremarkt für die Branche. Dieses Glossar erläutert rund 30 Schlüsselbegriffe, die für Hausverwalterinnen und Hausverwalter relevant sind. Von verwaltungsrechtlichen Grundbegriffen wie WEG und SEV über technische KI-Konzepte wie RAG und Vektordatenbank bis hin zu regulatorischen Pflichten nach der EU-KI-Verordnung und der DSGVO. Die Definitionen sind bewusst knapp gehalten: eine bis zwei Sätze, faktisch, ohne Marketingsprache. Stand: Mai 2026.
- WEG (Wohnungseigentumsgemeinschaft)
- Eine WEG ist die Gemeinschaft aller Wohnungseigentümer in einem Gebäude, das in Sondereigentum (einzelne Wohnungen) und Gemeinschaftseigentum (Treppenhaus, Dach, Fassade) aufgeteilt ist. Rechtsgrundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in der Fassung von 2020.
- Verwandte Begriffe: WEG-Verwaltung, Paragraph 28 WEG, Paragraph 23 Abs. 1a WEG, Hausgeld
- WEG-Verwaltung
- WEG-Verwaltung bezeichnet die gewerbliche Verwaltung von Wohnungseigentuemegemeinschaften durch einen externen Verwalter, der laut Paragraph 26 WEG bestellt wird und für Buchhaltung, Instandhaltung und die Durchführung von Eigentümerversammlungen verantwortlich ist. KI-Anwendungen entstehen hier vor allem bei der Automatisierung von Mieteranfragen, Abrechnungen und Protokollerstellung.
- Verwandte Begriffe: WEG, Paragraph 28 WEG, Hausgeld, Eigentümerversammlung
- Sondereigentumsverwaltung (SEV)
- Die SEV ist die Verwaltung einzelner vermieteter Eigentumswohnungen im Auftrag des jeweiligen Eigentümers. Zusätzlich zur WEG-Verwaltung. Sie umfasst Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnung und Instandhaltungskoordination für die einzelne Wohnung.
- Verwandte Begriffe: WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Mieteranfrage
- Mietverwaltung (MV)
- Mietverwaltung bezeichnet die Verwaltung von Mietwohnungen oder ganzen Mietshäusern im Auftrag des Eigentümers, einschließlich Mieterkommunikation, Nebenkostenabrechnung, Instandhaltungsauftragen und Leerstandsmanagement. Im Unterschied zur WEG-Verwaltung gibt es keine Eigentuemegemeinschaft.
- Verwandte Begriffe: Sondereigentumsverwaltung, Mieteranfrage
- DSGVO Art. 28 (Auftragsverarbeitungsvertrag / AVV)
- Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet Verantwortliche, mit jedem Dienstleister, der personenbezogene Daten in ihrem Auftrag verarbeitet, einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abzuschließen. Für Hausverwalter gilt dies z. B. bei KI-Softwareanbietern, die Mieter- oder Eigentümerdaten verarbeiten.
- Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, EU-Datenresidenz, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
- Ein AVV ist der nach DSGVO Art. 28 vorgeschriebene Vertrag zwischen einem Datenverantwortlichen (z. B. dem Hausverwalter) und einem Auftragsverarbeiter (z. B. einem KI-Softwareanbieter), der Zweck, Umfang und technische Schutzmaßnahmen der Datenverarbeitung regelt. Ohne gültigen AVV ist der Einsatz externer Softwareanbieter, die Mieterdaten verarbeiten, datenschutzrechtlich unzulässig.
- Verwandte Begriffe: DSGVO Art. 28, EU-Datenresidenz
- EU-KI-Verordnung (KI-VO / AI Act)
- Die EU-Verordnung 2024/1689 über Künstliche Intelligenz (in Kraft seit 1. August 2024) ist das weltweit erste umfassende KI-Regulierungsgesetz und klassifiziert KI-Systeme nach Risikostufen. Für Hausverwalter relevant sind insbesondere die Hochrisiko-Bestimmungen (Anhang III), die KI-Kompetenzverpflichtung (Art. 4) und das Verbot bestimmter KI-Praktiken (Art. 5).
- Verwandte Begriffe: Hochrisiko-KI, KI-VO Anhang III, KI-VO Artikel 4, KI-VO Artikel 5
- KI-VO Anhang III (Hochrisiko-KI-Systeme)
- Anhang III der EU-KI-Verordnung listet KI-Systeme auf, die als hochriskant eingestuft werden und erhöhten Anforderungen an Transparenz, Dokumentation und menschliche Aufsicht unterliegen. Für die Hausverwaltung potenziell relevant: KI-gestutzte Bonitaatsprufungen bei Mietinteressenten können in diese Kategorie fallen.
- Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, Hochrisiko-KI, Mensch-im-Loop
- KI-VO Artikel 4 (KI-Kompetenz)
- Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Unternehmen, die KI einsetzen, sicherzustellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt, um die eingesetzten Systeme verantwortungsvoll nutzen zu können. Diese Pflicht ist seit dem 2. Februar 2025 durchsetzbar.
- Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, Prompt Engineering
- KI-VO Artikel 5 (Verbotene KI-Praktiken)
- Artikel 5 der EU-KI-Verordnung verbietet bestimmte KI-Anwendungen vollständig, darunter Systeme zum unterschwelligen Beeinflussen von Verhalten, Social Scoring sowie biometrische Echtzeit-Fernidentifikation in öffentlichen Räumen. Für Hausverwaltungen mit KI in der Mieterkommunikation oder Auswahl relevant als Abgrenzungsprüfung.
- Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, Hochrisiko-KI
- Hochrisiko-KI
- KI-Systeme gelten nach der EU-KI-Verordnung als hochriskant, wenn sie in Bereichen eingesetzt werden, die in Anhang III aufgelistet sind. Darunter Bonitaatsbewertung, Beschaaftigung und wesentliche private Dienstleistungen. Betreiber hochriskanter Systeme sind ab dem 2. August 2026 zu Konformitätsnachweisen, technischer Dokumentation und menschlicher Aufsicht verpflichtet.
- Verwandte Begriffe: EU-KI-Verordnung, KI-VO Anhang III, Mensch-im-Loop
- RAG (Retrieval Augmented Generation)
- RAG ist eine Methode, bei der ein großes Sprachmodell (LLM) vor der Antwortgenerierung relevante Dokumente aus einer definierten Wissensdatenbank abruft und in den Kontext einbezieht. In der Hausverwaltung ermöglicht RAG z. B. einen KI-Assistenten, der Mieteranfragen auf Basis der tatsächlichen Teilungserklärung und Hausordnung beantwortet, und nicht auf Basis allgemeinen Trainingswissens.
- Verwandte Begriffe: LLM, Vektordatenbank, Embedding, KI-Halluzination
- Mensch-im-Loop (Human-in-the-Loop)
- Ein Mensch-im-Loop-System ist eine KI-Architektur, bei der ein Mensch kritische Entscheidungen prüft oder bestätigt, bevor sie umgesetzt werden. Für die Hausverwaltung bedeutet das z. B., dass ein KI-System einen Entwurf für die Antwort auf eine Mieteranfrage erstellt, ein Mitarbeitender diesen aber vor dem Versand freigibt.
- Verwandte Begriffe: Agentic Workflow, Hochrisiko-KI, KI-Halluzination
- Agentic Workflow
- Ein Agentic Workflow ist eine KI-gesteuerte Prozessarchitektur, bei der ein oder mehrere KI-Agenten selbstständig Teilaufgaben planen, Werkzeuge aufrufen und Ergebnisse koordinieren. Ohne für jeden Schritt eine menschliche Eingabe zu benötigen. In der Hausverwaltung konnte ein Agentic Workflow eingehende Mieteranfragen klassifizieren, Zuständige identifizieren und Standardantworten vorformulieren.
- Verwandte Begriffe: Mensch-im-Loop, n8n, RAG
- n8n
- n8n ist eine quelloffene Workflow-Automatisierungsplattform, die es ermöglicht, Anwendungen und APIs miteinander zu verbinden, ohne komplexen Code schreiben zu müssen. Sie kann auf EU-Servern selbst betrieben werden (Selbst-Hosting) und unterstützt die Integration von KI-Modellen in Verwaltungsprozesse.
- Verwandte Begriffe: Agentic Workflow, EU-Datenresidenz
- LLM (Large Language Model): Claude / GPT-4 / Gemini
- Ein Large Language Model (LLM) ist ein KI-Sprachmodell, das auf großen Textmengen trainiert wurde und Texte generieren, klassifizieren und zusammenfassen kann. Claude (Anthropic), GPT-4 (OpenAI) und Gemini (Google) sind die meistgenutzten LLMs; sie unterscheiden sich in Kontext-Fenstergrosse, Datenschutzoptionen (EU-Datenresidenz) und Lizenzbedingungen.
- Verwandte Begriffe: RAG, KI-Halluzination, Prompt Engineering, EU-Datenresidenz
- e-Rechnung / XRechnung / ZUGFeRD
- Ab dem 1. Januar 2025 muss in Deutschland im B2B-Bereich grundsätzlich eine strukturierte elektronische Rechnung (e-Rechnung) ausgestellt werden; gängige Formate sind XRechnung (XML-basiert, Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten). Hausverwalter, die Leistungen an gewerbliche Eigentümer oder Auftraggeber abrechnen, sind davon betroffen.
- Verwandte Begriffe: DATEV-Schnittstelle
- CO2KostAufG (CO2-Kostenaufteilungsgesetz)
- Das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (in Kraft seit 1. Januar 2023) regelt, wie die CO2-Kosten aus dem Brennstoffemissionshandelsgesetz (BEHG) zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Nach einem Stufenmodell basierend auf dem CO2-Ausstoß des Gebäudes. Hausverwalter müssen die Aufteilung korrekt in den Nebenkostenabrechnungen berücksichtigen.
- Verwandte Begriffe: Mietverwaltung, WEG-Verwaltung
- Paragraph 28 WEG (Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung)
- Paragraph 28 des Wohnungseigentumsgesetzes verpflichtet den Verwalter, jährlich einen Wirtschaftsplan aufzustellen sowie eine Jahresabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft zu erstellen. KI-unterstützte Buchhaltungsauswertungen können die Aufstellung dieser Dokumente erheblich beschleunigen.
- Verwandte Begriffe: WEG, WEG-Verwaltung, Hausgeld, DATEV-Schnittstelle
- Paragraph 23 Abs. 1a WEG (Hybride Eigentumemerversammlung)
- Paragraph 23 Abs. 1a WEG (eingefugt durch die WEG-Reform 2020) erlaubt es, Eigentumemerversammlungen als Hybridveranstaltung durchzuführen, bei der Teilnehmer physisch oder per Video zugeschaltet sein können. KI kann bei der automatisierten Protokollerstellung aus Transkripten hybrider Versammlungen eingesetzt werden.
- Verwandte Begriffe: WEG, WEG-Verwaltung
- Casavi
- Casavi ist eine deutsche Property-Management-Softwareplattform, die digitale Kommunikation zwischen Verwaltern, Eigentuemegemeinschaften und Mietern ermöglicht. Mit Funktionen wie digitalem Schwarzen Brett, Ticketsystem und Dokumentenablage. Sie wird als Ergänzung zu klassischen ERP-Systemen wie Aareon Wodis eingesetzt.
- Verwandte Begriffe: SCALARA, etg24, Aareon Wodis
- AI Voice Pro (für Hausverwaltung)
- AI Voice Pro bezeichnet KI-gestutzte Sprach- und Kommunikationslosungen, die speziell für die Immobilienverwaltung entwickelt wurden, z. B. automatische Eingangsbestätigung und Vorklassifizierung von Mieteranfragen per Telefon oder Chat. [VERIFY-DE: konkretes Produkt / Anbieter prüfen]
- Verwandte Begriffe: Agentic Workflow, Mieteranfrage, Mensch-im-Loop
- MANAGBL.AI
- MANAGBL.AI ist eine auf Hausverwaltungen spezialisierte KI-Plattform (seit September 2025 Teil von casavi), die KI-gestutzte Telefonbeantwortung, WhatsApp-Support, automatische Anruftranskription und -kategorisierung sowie Ticket-Erstellung in verbundenen Verwaltungssystemen bietet.
- Verwandte Begriffe: RAG, Mieteranfrage, Agentic Workflow
- Aareon Wodis / AAVA
- Aareon Wodis ist eine der meistgenutzten ERP-Softwarelosungen für die deutsche Immobilienverwaltung; AAVA bezeichnet die KI-gesteuerte Erweiterung von Aareon für automatisierte Vorgangsverarbeitung und KI-Assistenz innerhalb der Wodis-Plattform. Für Hausverwalter ist die DATEV-Schnittstelle von Aareon Wodis ein zentrales Integrationselement.
- Verwandte Begriffe: DATEV-Schnittstelle, Casavi, SCALARA
- SCALARA / Lara
- SCALARA ist eine digitale Plattform für die WEG- und Mietverwaltung mit digitalen Eigentümerversammlungen, Dokumentenmanagement und Kommunikationsfunktionen; Lara ist der integrierte KI-Assistent von SCALARA für Mitarbeiter. Beantwortet Fragen zur Softwarenutzung und zu Verwaltungsthemen direkt im Programmfenster, kontextbezogen und rund um die Uhr. Automatisierte Back-Office-Funktionen umfassen selbstlernende Buchungsregeln und KI-gestutzte Rechnungserkennung.
- Verwandte Begriffe: Casavi, etg24, WEG-Verwaltung
- etg24
- etg24 ist ein deutsches Verwaltungsportal, das Hausverwaltern ein digitales Kommunikations- und Dokumentenmanagementsystem für Eigentümer und Mieter bietet. Inklusive Online-Abstimmungen, Abrechnungsversand und Ticketsystem. Es positioniert sich als schlankere Alternative zu umfassenderen ERP-Suiten.
- Verwandte Begriffe: Casavi, SCALARA, WEG-Verwaltung
- DATEV-Schnittstelle
- Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht den automatisierten Datenaustausch zwischen einer Hausverwaltungssoftware und dem DATEV-Rechenzentrum, das von den meisten deutschen Steuerberatern für die Finanzbuchhaltung genutzt wird. Für Hausverwalter ist die Qualität und Aktualität dieser Schnittstelle ein wesentliches Auswahlkriterium bei Verwaltungssoftware.
- Verwandte Begriffe: Aareon Wodis, e-Rechnung / XRechnung / ZUGFeRD
- Hausgeld
- Das Hausgeld ist der monatlich von Wohnungseigentümern an die WEG-Verwaltung zu entrichtende Betrag, der die laufenden Betriebs- und Instandhaltungskosten des Gemeinschaftseigentums sowie die Rücklage (Erhaltungsrücklage nach Paragraph 19 WEG) abdeckt. KI-gestutzte Prognosemodelle können die Kalkulation des Wirtschaftsplans und damit des Hausgelds unterstützen.
- Verwandte Begriffe: Paragraph 28 WEG, WEG, WEG-Verwaltung
- Mieteranfrage
- Eine Mieteranfrage ist jede eingehende Kommunikation eines Mieters an die Verwaltung (per Telefon, E-Mail, App oder Portal) bezüglich Reparaturen, Abrechnung, Kündigungen oder sonstiger Vertragsangelegenheiten. Die Bearbeitung von Mieteranfragen ist der häufigste KI-Automatisierungs-Anwendungsfall in der Hausverwaltung.
- Verwandte Begriffe: Agentic Workflow, Mensch-im-Loop, RAG, MANAGBL.AI
- KI-Halluzination
- KI-Halluzination bezeichnet das Phänomen, dass ein großes Sprachmodell faktisch falsche Informationen mit hoher Konfidenz als korrekt präsentiert. Für Hausverwalter ist dies besonders relevant bei KI-gesteuerten Antworten auf rechtliche Fragen oder bei der automatisierten Vertragsanalyse. Mensch-im-Loop-Prüfung ist hier unabdingbar.
- Verwandte Begriffe: LLM, Mensch-im-Loop, RAG
- Prompt Engineering
- Prompt Engineering bezeichnet die Methodik, Eingabetexte (Prompts) für KI-Sprachmodelle so zu formulieren, dass zuverlässige, präzise und aufgabengerechte Ausgaben entstehen. In der Hausverwaltung umfasst das z. B. die Gestaltung von Systemanweisungen für einen KI-Assistenten, der Mieteranfragen vorklassifiziert.
- Verwandte Begriffe: LLM, KI-VO Artikel 4, KI-Halluzination
- Vektordatenbank (Vector Database)
- Eine Vektordatenbank speichert Texte, Dokumente oder andere Inhalte als mathematische Vektoren (Embeddings) und ermöglicht die semantische Ähnlichkeitssuche. Also das Auffinden inhaltlich verwandter Dokumente, nicht nur Stichworttreffer. Sie ist die technische Grundlage eines RAG-Systems.
- Verwandte Begriffe: RAG, Embedding, LLM
- Embedding
- Ein Embedding ist eine numerische Vektordarstellung eines Textes oder Dokuments, die von einem KI-Modell erstellt wird und dessen semantischen Inhalt kodiert. Embeddings werden benötigt, um in einer Vektordatenbank sinnverwandte Dokumente, z. B. relevante Paragraphen einer Teilungserklärung. Effizient auffinden zu können.
- Verwandte Begriffe: Vektordatenbank, RAG
- EU-Datenresidenz
- EU-Datenresidenz bezeichnet die Garantie eines Softwareanbieters, dass alle Kundendaten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet werden. Für Hausverwalter, die personenbezogene Mieterdaten in KI-Systemen verarbeiten, ist EU-Datenresidenz eine wesentliche Voraussetzung für DSGVO-Konformität.
- Verwandte Begriffe: DSGVO Art. 28, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), LLM
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